Häufige Fragen & Antworten und Hilfe-Dokumente

Möchte ein Kunde über simple system bei Ihnen einkaufen, werden Sie per E-Mail darüber informiert. Unter “Firma & Einstellungen” – “Meine Firma” – “Ansprechpartner” können Sie unter “E-Mail-Adresse für Kundenanfragen” eine Kontaktadresse für Neukunden-Anfragen hinterlegen. Falls dieses Feld nicht befüllt ist, wird der Hauptansprechpartner adressiert.

Anfragen von Kunden finden Sie im Bereich “Kunden” unter dem Reiter “Anfragende Kunden”.

Hier sehen Sie sämtliche Details einer Anfrage und können diese bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit die Anfrage anzunehmen, abzulehnen oder zurückstellen (falls beispielsweise noch Klärungsbedarf besteht).

Der Kunde wird über jeden Statuswechsel informiert und kann den aktuellen Stand seiner Anfrage einsehen.

Wir empfehlen jedem neuen simple system User sowie Benutzern unserer Classic Plattform vor der Nutzung von NextGen die Teilnahme an einem unserer Webinare.

Zur Klärung technischer Fragen oder zur Bedienung des Portals bieten wir in der ersten Zeit nach Einführung von NextGen eine Office Hour an.

Wenn Ihr Anliegen nicht bis zur nächsten Office Hour warten kann, können Sie auch gerne unseren technischen Support kontaktieren.

Ja. Spätestens, wenn der Synchronisations-Zeitraum endet und die Classic Plattform Ende Q1.2023 abgeschaltet wird.

Ja. Es entstehen keine Kosten für den Umzug.

Nach Abschaltung der Synchronisierung, mit dem vollständigem Wechsel zu NextGen, gilt Folgendes:

• Kataloge: Bleiben erhalten und können weiter genutzt werden. Updates erfolgen von nun an ausschließlich über NextGen.
• Preislisten: Müssen im dem für NextGen aktualisierten Format neu erstellt, geladen und zugewiesen werden.
• Kundenmaterialnummern: Müssen über die neue Artikelnummernliste im dem für NextGen aktualisierten Format neu erstellt, geladen und zugewiesen werden.
• Medien: Bleiben entsprechend der einmaligen Synchronisierung (zum Zeitpunkt der NextGen Account-Erstellung) erhalten, werden aber weiterhin nicht in der Liste der verfügbaren Medien auf NextGen angezeigt.

Bestell-Schnittstelle

• Es werden nur noch die Standard-Formate opentrans 1.0 und 2.1 unterstützt. Klartext-Bestellungen bleiben natürlich erhalten.
• Es können bei Bestellempfang per Email keine individuellen Informationen (Prefix, Subject) mehr konfiguriert werden.
• Die Funktion zur Konfiguration abweichender Bestell-Empfänger pro Kunde entfällt. Es kann nur noch 1 zentraler Bestellempfänger konfiguriert werden.

Katalog

• Kein .csv Format mehr zulässig (auch nicht über den technischen Support)
• Strengere Prüfung auf Einhaltung der erlaubten BMEcat Standards

Preislisten: Preisdatei
Das Format der Preisliste ändert sich

• Die Kopfzeilen der Spalten werden ins Englische übersetzt
• Es wird nur noch das .csv-Format akzeptiert (kein .txt oder .dat)
• Die Kundenartikelnummer/Materialnummer wird zukünftig über eine separate Datei (Artikelnummernliste) gepflegt.

FTP-Upload
Für den Upload via FTP gibt es neue Zugangsdaten. Die FTP-Server von Classic und NextGen sind unterschiedliche.

Vorgenannte Funktionen stehen aktuell auf NextGen nicht mehr zur Verfügung. Wir prüfen für einige dieser Funktionen alternative Lösungen. Die Entwicklung der NextGen Plattform ist noch nicht abgeschlossen. Gerne nehmen wir Ihre Wünsche und Anregungen unter [email protected] entgegen.

• Anfragen für Sonderartikel (alternativ per Email möglich)
• Listung von Sonderartikeln (alternativ über den Katalog möglich)
• Warenkorb-Hinweistext (alternativ per Email / vertragliche Vereinbarung möglich)
• Globaler Kundenrabatt über alle Artikel (alternativ über einen Katalog oder eine Preisliste mit individuellen Preisen möglich)

Nach Rücksprache mit unseren Vendormanagement besteht auch die Möglichkeit der Einrichtung eines OCI Punch Outs, um Ihren Kunden z.B. konfigurierbare Artikel zugänglich zu machen. Da OCI die Funktionalitäten der Plattform auf Kundenseite stark einschränkt, sollte dieser Schritt stets mit dem Kunden abgestimmt und von ihm freigegeben werden.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Einrichtung eines OCI Punch Outs.

Genau wie auf der bisherigen Plattform “Classic” ist auch in “NextGen” die Angabe einer ECLASS erforderlich. Über den Katalog können Sie die ECLASS entweder in Version 5.1 oder 7.1 mitliefern.

Wenn Sie mehr über ECLASS erfahren möchten, besuchen Sie bitte die Seite des ECLASS eV.

Ja, Sie können sowohl individuelle Kataloge für die mit Ihnen verbundenen Kunden auf dem Partner-Marktplatz anbieten, als auch öffentliche Kataloge auf dem offenen Marktplatz, aus denen alle simple system Kunden einkaufen können. Bitte beachten Sie, dass für den Verkauf von Produkten auf dem offenen Marktplatz ein abweichender Provisionssatz gilt, den Sie unter “Firma & Einstellungen” – “Meine Firma” – “Vertragsdetails” einsehen können.

Übrigens: Für NextGen wurde das Katalogmanagement komplett neu strukturiert und die Möglichkeit geschaffen, sowohl die kundenindividuellen individuelle Kataloge als auch die öffentlichen Kataloge (ehemals “Click&Order” Kataloge) in einem Lieferantenzugang zu administrieren.

Sie können Ihr Produktportfolio jederzeit mittels Katalogupload (als BMEcat) selbstständig erweitern. Hierfür gibt es keine Limitierungen.

Nach Rücksprache mit unseren Vendormanagement besteht auch die Möglichkeit der Einrichtung eines OCI Punch Outs, um Ihren Kunden z.B. konfigurierbare Artikel zugänglich zu machen. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Einrichtung eines OCI Punch Outs.

Es gibt keine Mengenbegrenzung für Artikel oder eine maximale Dateigröße für Katalogdateien. Beachten Sie jedoch: Je größer die Katalogdatei, desto länger dauern der Upload und die anschließende Prozessierung.

Lediglich für Preislisten und Kundenartikelnummern-Listen gilt eine Beschränkung von 1GB pro Datei, für Medien eine maximale Dateigröße von 5GB pro .zip Datei.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Katalogen

Ja, eine Automatisierung mittels FTP können Sie ganz einfach im Self-Service einrichten und für regelmäßige Updates nutzen. Dies ist aktuell für Kataloge als auch für Preislisten möglich. Die zur Einrichtung notwendigen Informationen inklusive Ihrer persönlichen Zugangsdaten finden Sie im NextGen Portal in den Bereichen “Kataloge” wie auch unter “Preislisten” nach Klick auf den Button “Automatischer Upload”.

Mehr Informationen zu den vorgenannten Themen finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Katalogen und Automatisierte Lieferung von Katalogen & Preislisten via FTP Server.

Nein. Das *.csv-Format kann auf NextGen nicht mehr verarbeitet werden.

Sie können mit Hilfe Ihrer Systeme keinen BMEcat Katalog erzeugen? In unserem Hilfe-Dokument Hilfe zur Erstellung eines BMEcat Kataloges via Sepia Converter erklären wir Ihnen, wie Sie dies mit Hilfe eines kostenlosen Excel-Tools realisieren können.

Alternativ vermitteln wir Ihnen gerne Kontakte zu Service-Dienstleistern, die für Sie die Katalog-Erstellung übernehmen. Schreiben Sie dazu einfach eine Email an unser Lieferantenmanagement: [email protected]

Es muss immer ein Preis im Katalog übermittelt werden. Artikel, die im Katalog ohne Preis angeliefert werden, werden als Fehler deklariert und dem Kunden nicht zur Verfügung gestellt.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Wenn Sie nur einen Katalog zur Bereitstellung von Preisen verwenden, werden Ihrem Kunden die darin enthaltenen Preise angezeigt.

Wenn Sie zusätzlich zum Katalog eine Preisliste verwenden, hat diese Vorrang gegenüber dem Katalog (auch wenn die Katalogpreise niedriger sein sollten).

Ist für einige Artikel des Katalogs keine Preise in der Preisliste hinterlegt, wird für diese Artikel wiederum der Preis aus dem Katalog herangezogen.

Sind unterschiedliche Preise in mehreren Preislisten für einen Artikel vorhanden, wird eine Best-Preis-Logik angewendet. Der Kunde erhält den niedrigsten Preis aus allen ihm zugewiesenen Preislisten.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Nein. Das Format der Preisliste in NextGen hat  sich gegenüber Classic geändert. Der Header (die Kopfzeilen) sind nun in Englisch statt Deutsch. Zudem erfolgt die Pflege von Kundenartikelnummern nicht mehr über die Preisliste, sondern über einen eigenen Upload-Prozess.

Mehr Informationen zu diesem Thema sowie ein Template (Vorlage) für die Preisdatei finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Wenn Ihre Systeme die Voraussetzungen für einen solchen Abruf erfüllen, kann in Absprache mit unserem Vendormanagement ein Preis-Web-Service eingerichtet werden. Beachten Sie bitte, dass die Einrichtung und Nutzung kostenpflichtig ist.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Ja, eine Automatisierung mittels FTP können Sie ganz einfach im Self-Service einrichten und für regelmäßige Updates nutzen. Dies ist aktuell für Kataloge als auch für Preislisten möglich. Die zur Einrichtung notwendigen Informationen inklusive Ihrer persönlichen Zugangsdaten finden Sie im NextGen Portal in den Bereichen “Kataloge” wie auch unter “Preislisten” nach Klick auf den Button “Automatischer Upload”.

Mehr Informationen zu den vorgenannten Themen finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Preisen auf NextGen und Automatisierte Lieferung von Katalogen & Preislisten via FTP Server.

Die Bereitstellung von Kundenartikelnummern (auch Material- oder Sachnummern genannt) kann entweder über den Katalog erfolgen oder über den Upload einer Kundenartikelnummernliste im *.csv-Format.

Einem Kunden kann immer nur eine Kundenartikelnummernliste zugeordnet werden. Im Falle z.B. eines Konzern-Kunden können Sie die Liste mehreren Kunden zuordnen, die alle dieselben Kundenartikelnummern verwenden.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Kundenartikelnummern

Neben Bildern können Sie alle nach dem BMEcat Standard 1.2 oder 2005 definierten Datenformate anliefern. So können Sie Ihren Kunden z.B. Dokumente als PDF-Datei (technische Daten, Sicherheits-Datenblätter, etc.) oder Zusatzinformationen als Deep Link (z.B. Verfügbarkeiten, Bestände, Lieferzeiten) bereitstellen.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Beständen & Lieferzeiten